Проект реорганизации стандартного взаимодействия Коммерческого и Финансового департаментов
Чем вызвана необходимость реорганизации
В настоящее время наблюдаем тренд на диверсификацию коммерческой деятельности в рамках одной компании. Подтверждением этого может служить, в том числе, разделение коммерческой деятельности на несколько направлений: дистрибуция, трейдинг и мелко-оптовая торговля. Организация дистрибуции – достаточно сложный и многоплановый процесс. Переплетение дистрибуции и трейдинга в рамках одной компании, сопровождаемое использованием компанией все более разнообразных финансовых инструментов и кредитных продуктов на фоне ведения деятельности посредством нескольких компаний, значительно осложняет (если не сказать откровеннее) понимание происходящих финансовых процессов не только рядовыми сотрудниками, но и руководителями подразделений.
Вызов: Усложняющаяся деятельность компании.
Необходимость внедрения в штат Коммерческого департамента компании финансовых специалистов, способных увидеть и понять происходящие в соответствующем отделе процессы в целом, их взаимосвязь и корректность отражения финансовой составляющей процессов в учетной системе.
Каждое из направлений (дистрибуция, трейдинг и мелко-оптовая торговля) предъявляет специфические требования к возможностям системы учета (далее СУ) в части наиболее полного описания проводимых сделок, обеспечения установленного алгоритма проведения сделки и статусных доступов, прогноза результата на каждом этапе сделки, получения первичных результатов сделок, возможности препарирования сделки как процесса и т.д. Стремление описать в СУ многоплановый характер сделок (зачастую, с одними и теми же контрагентами), создать наиболее совершенный вариант учета, приводит к значительному усложнению СУ.
Детализация параметров сделки, сложность описываемых экономических взаимоотношений с контрагентами, необходимость владения инструментарием СУ, понимания взаимосвязей между отдельными документами СУ, требуют все возрастающего технического уровня пользователей СУ. Составление отчетов, их чтение, понимание и анализ – следующий уровень сложности пользования системой. В особенности, когда принятие решения о финансировании сделки принимается, в том числе, на основании on-line отчета.
Вызов: Усложняющаяся СУ. Необходимость более интенсивной поддержки пользователей.
Между ФД и КД идет постоянный обмен информацией. В структуре потока информации подавляющую часть занимает оперативная информация, требования к которой по времени предоставления, формату и наполнению максимально строгие. Многоликое (от лица ряда компаний одновременно) ведение экономических взаиморасчетов, необходимость вИдения «всей картины» процесса для корректного предоставления информации о его части, понимание взаимосвязи предоставляемой части информации с процессом в целом, правильность выбора формата и акцентов в зависимости от целей получения информации, а так же владение базовыми экономическими знаниями в той области, в которой действует реципиент информации, требует от сотрудника КД владения несвойственными данному участку работы знаниями (как базовыми, так и актуальной финансовой ситуации). Отсутствие вышеуказанных знаний или их недостаточность ведет к «разговору на разных языках», что приводит к значительным потерям времени на выяснение обстоятельств, установление причин и поиск решений.
Актуальный уровень сложности ведения бизнеса и финансовое положение, требуют неинертного управления, т.е. критически важно, чтоб период времени от регистрации отклонения и принятия последующего решения до приведения корректирующих действий в исполнение был максимально кратким, а воздействие не искажалось в цепочке передачи информации.
Зачастую, возникшие финансовые проблемы передаются на решение в ФД в усеченной, искаженной или неполной форме. Это ведет к значительному сужению вариантов возможных решений, и, как следствие, падению качества принимаемых решений. В худшем случае, проблему не идентифицируют вообще, либо идентифицируют на стадии значительной деградации ситуации.
Прискорбно наблюдать общение сотрудников ФД и КД, когда непосредственную передачу информации с одной стороны предваряет «краткая» лекция на тему базовых экономических знаний и введение в курс текущей финансовой ситуации, а с другой – информирование о нюансах взаимоотношений с клиентами и жалобы/просьбы о помощи с оформлением сделки, консультации по пакету товаросопроводительных документов, составлению сальдо, отчетов и т.д.
Вызов: Необходимость наличия в бизнес среде сотрудника, владеющего актуальной бизнес ситуацией, смотрящего на бизнес процессы с финансово-бухгалтерской точки зрения, способного с одной стороны трансформировать информацию (запросы и проблемы) КД в формат общения понятный и достаточно полный для финансовых работников, с другой стороны являться проводником финансовых решений (двухстороннее движение информации).
Развитие бизнеса требует постоянной модернизации системы взаимоотношений в коллективе. Особенно ярко это проявляется в финансовой области. Внутри ФД изменения/решения (в управлении, в учете, в движении информации и т.д.) принимаются, доводятся и фиксируются путем заседаний тематических групп или общим собранием. Информация, как правило, носит специализированный/тематический, адресный характер. В 90% случаев, изменения тем или иным способом касаются и других департаментов. И тогда возникает вопрос качественного и надежного канала информации, способа обмена информацией.
Опыт внедрения в Коммерческий департамент работника Финансового департамента оказался весьма успешным: «свой человек в чужой команде» взял на себя не только вопросы помощи в пользовании УС, но и стал проводником коммерческой информации от КД в ФД и финансовой информации от ФД в КД.
Вызов: Необходимость присутствия в коммерческой среде сотрудника, принимающего участие в обсуждении и принятии финансовых решений на уровне ФД (изменения в системе учета, введение новой фин схемы взаимоотношений с контрагентами, запуск и сопровождение нового кредитного продукта м т.д.).
Суть реорганизации
1. Создать в составе ФД структурное подразделение Финансовый back office (далее FBO).
2. Организовать рабочие места FBO в каждом отделе КД.
3. Вменить в обязанности сотрудника FBO следующие направления деятельности:
a. Быть в курсе актуальной коммерческой деятельности соответствующего отдела КД, знать текущие коммерческие задачи отдела, перспективные задания и политику руководства КД и фирмы в части деятельности отдела.
b. Помощь руководству и сотрудникам отдела КД в пользовании СУ:
i. в чтении on-line отчетов
ii. оформление сделок
iii. сбор и обработка финансовой информации для общения с клиентами, проведение сверок и т.д
iv. методологическая помощь в правильности отражения сделок, ведении и контроле сальдо контрагента
c. Взаимодействие с отделом учета ФД:
i. в части контроля документооборота (наличие, правильность оформления, соответствие документов данным СУ и т.д)
ii. в части взаиморасчетов с контрагентами (дебиторка/кредиторка) и контрактной работы
d. Взаимодействие с отделом платежей ФД:
i. Подготовка документов к оплате
ii. Контроль и обоснование суммы платежа
iii. Вопросы захода/списания платежей
iv. Вопросы обратной связи. Регулярное (на ежедневной основе) информирование руководства КД о проведенных финансовых транзакциях.
e. Взаимодействие с бухгалтерией:
i. Решение вопросов/запросов бухгалтерии предприятия
ii. Решение вопросов сотрудников отдела как работников предприятия
f. Взаимодействие с программистом СУ:
i. Организация обратной связи пользователей СУ (сбор и систематизация пожеланий, разработка новых отчетов (проработка алгоритма, формы и т.д), решение срочных проблем (совместно с руководителем FBO)
g. Взаимодействие с руководством ФД:
i. Вопросы в плоскости налогообложения, предоставления информации о финансовых показателях компании в целом
ii. Помощь сотрудникам отдела КД в чтении отчетов о расчете бонусов, начислении премий, удержание долгов и штрафов
h. Формирование финансовых отчетов о деятельности соответствующего отдела КД за требуемый период, помощь руководителю отдела в чтении отчетов, анализ, комментирование и выводы на основании полученных данных.